Comment obtenir la certification Qualiopi ?

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La certification Qualiopi est devenue un enjeu clé pour les organismes de formation qui souhaitent accéder à des financements publics ou simplement structurer leurs processus internes. Lors d’un webinaire dédié à ce sujet, Margaux Jung, spécialiste de l’accompagnement Qualiopi, nous a partagé son expertise sur la préparation à cette certification et son importance.

Margaux Jung est une consultante spécialisée en formation et en technologies. Elle accompagne les organismes de formation dans l’obtention de la certification Qualiopi, tout en proposant des solutions pour automatiser et simplifier la gestion administrative. Forte de son expérience en tant que formatrice et dirigeante de son propre organisme de formation spécialisé en IA et blockchain, elle maîtrise les exigences du secteur et aide les formateurs à structurer efficacement leurs processus.

Pourquoi obtenir la certification Qualiopi ?

Avant d’entamer le processus de certification, il est essentiel de se poser la question de son utilité. Qualiopi n’est pas obligatoire pour tous les organismes de formation, mais elle devient indispensable pour ceux qui souhaitent bénéficier des financements publics (CPF, OPCO, Pôle emploi, etc.).

Au-delà de l’aspect financier, cette certification est un gage de qualité. Elle permet de structurer les processus internes d’un organisme de formation en garantissant un suivi rigoureux des apprenants, de leur inscription à la fin de la formation. Elle témoigne aussi d’une volonté d’amélioration continue et peut être un véritable atout différenciateur sur un marché où de nombreux professionnels se lancent dans la formation.

À l’inverse, si vous travaillez uniquement avec des particuliers ou si vous proposez des services relevant davantage du coaching que de la formation professionnelle, la certification Qualiopi n’est pas nécessaire.

Structurer son processus interne

La certification Qualiopi repose sur l’évaluation des processus internes d’un organisme de formation. Pour bien s’y préparer, il est conseillé de :

1. Cartographier le parcours apprenant : Définissez les étapes clés du processus, de l’inscription jusqu’au suivi post-formation. Posez-vous les bonnes questions : Où les apprenants trouvent-ils les informations ? Comment se déroulent les inscriptions ? Comment adaptez-vous votre formation à leurs besoins ?
2. Analyser son organisation : L’objectif est d’identifier les points à améliorer pour répondre aux exigences de Qualiopi, notamment en matière de suivi administratif et pédagogique.
3. Se former au référentiel Qualiopi : Le référentiel évolue régulièrement, il est donc essentiel de se familiariser avec les critères et les indicateurs de certification.

Comprendre les indicateurs Qualiopi

Qualiopi repose sur un ensemble d’indicateurs qui permettent d’évaluer la qualité des processus mis en place par l’organisme de formation. Parmi les plus importants :

• Le suivi des apprenants : Il est indispensable de tracer toutes les interactions avec les apprenants, y compris l’analyse des besoins en amont et l’adaptation des formations en conséquence.
• Les preuves de réalisation : Toute formation doit être justifiée par des éléments concrets comme des feuilles d’émargement, des enregistrements ou des attestations de formation.
• L’évaluation des formations : La mise en place de questionnaires de satisfaction et d’évaluations post-formation est un critère clé.
• La veille et la montée en compétences : L’organisme de formation doit prouver qu’il se tient informé des évolutions du secteur et qu’il met en place des actions pour améliorer continuellement ses prestations.

Certaines preuves peuvent répondre à plusieurs indicateurs. Par exemple, un document de suivi de formation peut à la fois démontrer la traçabilité du parcours apprenant et servir de preuve pour plusieurs indicateurs.

Automatiser et faciliter la gestion de Qualiopi

La certification Qualiopi peut sembler lourde administrativement, mais des solutions existent pour simplifier son obtention et son maintien. L’utilisation d’outils comme Pratico peut faciliter plusieurs aspects, notamment :

• La gestion des émargements : Pratico permet de suivre les présences des apprenants et de générer des documents conformes aux exigences de Qualiopi.
• L’évaluation des formations : Grâce aux quiz et sondages intégrés, il est facile de collecter des retours et d’obtenir des preuves pour les indicateurs 11 et 30.
• La structuration des sessions : En organisant les formations sur un outil centralisé, il devient plus simple de tracer les parcours et de préparer les audits.

Margaux Jung propose également un accompagnement spécifique pour automatiser certaines tâches, notamment en mettant en place des outils de gestion des documents, des relances et du suivi administratif.

Maintenir sa certification Qualiopi

Obtenir Qualiopi n’est pas une fin en soi. Cette certification doit être renouvelée tous les trois ans, avec un audit de surveillance intermédiaire. Pour éviter un travail de mise à jour trop lourd, il est conseillé de :

• Mettre en place une routine Qualiopi : Vérifier et mettre à jour ses documents une fois par an pour s’assurer de leur conformité.
• Anticiper l’audit de renouvellement : Conserver une traçabilité des actions entreprises pour améliorer la qualité des formations.
• Se tenir informé des évolutions du référentiel : La version actuelle est la neuvième, preuve que Qualiopi est en constante évolution.

Conclusion

La certification Qualiopi est un excellent moyen de structurer un organisme de formation et d’accéder à des financements. Sa préparation nécessite une réflexion approfondie sur son organisation et ses process internes, mais des outils comme Pratico et des accompagnements spécialisés peuvent grandement simplifier cette démarche.

Si vous souhaitez en savoir plus, Margaux Jung propose un accompagnement personnalisé via son entreprise Lunani, et des formations à l’IA et la blockchain via Rubichain. Vous pouvez la suivre sur LinkedIn, Instagram et Facebook pour découvrir ses prochaines actualités et webinaires.

Avec une bonne organisation et les bons outils, obtenir et maintenir sa certification Qualiopi devient un processus clair et accessible à tous les formateurs souhaitant structurer leur activité et se démarquer sur le marché.

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